Il Comunicato Stampa rappresenta uno strumento di comunicazione fondamentale per costruire un’importante reputazione del cliente e far percepire in modo positivo l’impegno da parte dell’opinione pubblica. Con questo post, come fare un comunicato stampa efficace in pochi minuti, diamo alcuni consigli utili per fare un buon comunicato stampa: i principali steep da seguire per per Aziende, Professionisti e Associazioni del Terzo Settore.
Il comunicato viene emesso per trasmettere ai Mass Media un’informazione ritenuta importante. E’ un testo molto sintetico che riporta notizie relative ad un evento, lanci di nuovi prodotti, investimenti o bilanci di una azienda. Questo importante strumento di comunicazione viene utilizzato dagli uffici stampa per diffondere la notizia ai giornalisti di tutti i mezzi di informazione e blogger.
Indice del post
Sul web il comunicato stampa raggiunge direttamente il tuo pubblico
Prima della diffusione della rete internet i mass media erano l’unico strumento che consentiva di far raggiungere il proprio pubblico. Giornali, televisioni e radio permettevano alle aziende di comunicare con l’opinione pubblica e i giornalisti determinavano e selezionavano il flusso di notizie da pubblicare. Nell’era digitale è cambiato tutto e ogni azienda, attività professionale o altro è una media company, in quanto ha a disposizione molteplici canali digitali per poter produrre i contenuti e diffonderli autonomamente. Dunque la diffusione di un comunicato stampa da parte dei mezzi di comunicazione apporta dei vantaggi notevoli ma in ogni caso occorre sempre pubblicarlo sui propri canali digitali poichè i contenuti vengono indicizzati nei motori di ricerca. Ecco perchè è fondamentale approcciarsi ad un comunicato stampa in modo da pensare che verrà letto anche direttamente dagli utenti in rete.
Il titolo del comunicato stampa
Il Titolo del comunicato stampa deve essere breve e chiaro per trasmettere immediatamente il messaggio. Il titolo deve essere incisivo, capace di attirare l’attenzione, seguito da un breve sommario.
- Titolo in una riga
- Sommario in due righe
Il titolo dovrà cogliere la sintesi del contenuto, occorre comunicare immediatamente il messaggio da inviare nella sintesi del titolo per diversi ragioni. Innanzitutto i redattori a cui sono inviati i comunicati stampa hanno una notevole quantità di materiale e spesso selezionano le fonti leggendo direttamente l’oggetto della mail ed il titolo del comunicato. Poi il comunicato stampa pubblicato sul web nei blog, nei siti web o sui social media vengono indicizzati dai motori di ricerca. Avere un titolo che possa sintetizzare i contenuti e rappresentarli è importante per farsi trovare al momento opportuno.
La regola delle 5 W nell’attacco del comunicato stampa
Per redigere un comunicato stampa è sostanzialmente utile rispettare le regole che si utilizzano nel giornalismo per scrivere un articolo.
La tecnica delle 5W, di stampo anglosassone, deriva dalle iniziali Who, What, When, Where, Why, che in italiano significano Chi,Cosa, Quando, Dove, Perché.
Secondo la tradizione giornalistica anglosassone, un giornalista deve prima di tutto rispondere a queste cinque domande.
Dunque secondo questo schema anche nel comunicato stampa è utile utilizzare la tecnica delle 5w poichè il giornalista che riceve il contenuto avrà necessità di comprendere il comunicato leggendo subito l’attacco dell’articolo.
Nel primo paragrafo del comunicato stampa è necessario rispondere alle 5 domande per rendere il messaggio efficace e diretto.
- Chi: Il protagonista del comunicato
- Cosa: Gli elementi fondamentali
- Dove: il luogo dove si svolge
- Quando: il tempo in cui si svolge
- Perchè: il motivo per cui è stata svolta un’azione
Inserire una dichiarazione
E’ consigliabile almeno una frase tra virgolette di un soggetto rappresentativo dell’organizzazione o dell’azienda per conferire prestigio al comunicato. Comunicando direttamente si consente di individuare un soggetto all’interno dell’azienda o dell’organizzazione che possa rappresentare in breve il messaggio diretto da far recapitare.
Inserire immagini e video
Nella comunicazione multimediale è essenziale utilizzare foto e video, quindi per rendere il comunicato efficace occorre corredarlo da immagini e video.
- Fotografie in formato Jpg o gif, risoluzione per il web
- Video brevi, max 3′, già caricati su una piattaforma di videosharing (Youtube, Vimeo) e fornire un link di condivisione.
In questi casi è consigliabile caricare il materiale direttamente sui propri canali digitali e fornire rapidamente i link per la condivisione. Un canale youtube dedicato all’azienda consente di pubblicare tutti i video prodotti e distribuirli mediante link
Impaginazione del comunicato stampa
Per rendere efficace un comunicato stampa è necessario perseguire la sobrietà. Utilizzare caratteri comuni e evidenziare con il grassetto le parole chiave del comunicato.
- Carattere tipografico: Times Roman, Arial Trebuchet
- Titolo Corpo 20 in grassetto
- Sommario corpo 16 non grassetto
- Testo redatto corpo 12/14
- Paragrafi 6-8 righe
- Elaborare massimo una cartella ( 30 righe, 60 battute per riga per un massimo di 1800 battute), periodi brevi 6/8 righe al massimo
Come fare un comunicato stampa per i giornali online e blog
La stampa cartacea ed il web hanno regole diverse, ecco perchè la struttura di un comunicato stampa per i giornali online, blog e social può variare sfruttando la multimedialità della rete. In un comunicato stampa online possono essere utilizzati i collegamenti link ad altre risorse, a foto, video e ad altri materiali.
Fare una lista di contatti a cui inviare il comunicato stampa
In questo post, come fare un comunicato stampa efficace in pochi minuti, abbiamo analizzato la struttura. Ora consideriamo la distribuzione. Dopo averlo pubblicato occorre inviare il comunicato stampa alle redazioni dei media per consentirne la diffusione. Prima va preparata una lista completa in base agli argomenti trattati ed alla località per comprendere se è il caso di interessare la stampa locale. E’ consigliabile di inviare il comunicato stampa soltanto ai giornalisti interessati, di non fare invii a tutti i contatti per evitare inutili intasamenti nella casella di posta. L’enorme flusso di comunicati che giunge quotidianamente nelle redazioni impone una selezione rapida e molto spesso viene fatta leggendo soltanto l’oggetto della mail.
E’ possibile utilizzare anche molti siti web che consentono di pubblicare il proprio comunicato stampa. Ecco una lista di siti web che pubblicano comunicati stampa.
Pubblicare il comunicato stampa sul proprio sito web e sui canali social
Quando si distribuisce un comunicato stampa inviandole ai media, occorre pubblicarlo sul proprio sito web e sui canali social proprio perchè, come accennato in precedenza, i contenuti vengono indicizzati e diffusi in rete. E’ utile creare una sezione stampa dedicata sul sito dell’azienda o dell’organizzazione dove raccogliere tutto il materiale. Non solo comunicati stampa ma anche materiale utili per redigere un articolo, come foto, rapporti, analisi ecc. Prima di pubblicare i contenuti è utile anche ottimizzarli per i motori di ricerca, cercando di utilizzare le stesse parole chiave in tutti gli strumenti di comunicazione utilizzati.
Inserire i dati di contatto
E’ essenziale inserire il logo e i riferimenti dell’organizzazione emittente, compresi nome e recapiti del contatto
Il Comunicato stampa è un documento molto complesso da scrivere in quanto deve soddisfare tutti i requisiti per essere efficace e determinare una comunicazione chiara ed esaustiva, evitando di essere accantonato dai professionisti dell’informazione. Il comunicato stampa deve essere chiaro nel linguaggio e nei contenuti e occorre individuare i canali per la diffusione.
Questi sono i principali steep per redigere un buon comunicato stampa, ma nel caso hai bisogno di un comunicato redatto da professionisti occorre affidarsi ad un’agenzia specializzata in Media Relations che può aiutarti a redigere il Comunicato Stampa in modo professionale e ad individuare i canali più adatti per diffondere il messaggio promozionale della tua azienda.
